Suivi du temps dans Orphy

Théorique, effectif et solde — pour chaque personne, à tout moment

Saisir des heures est une chose. Savoir si elles correspondent au taux d’occupation, combien de vacances restent et où en est le solde en est une autre — souvent recalculée en fin de mois dans un tableur. Le suivi du temps calcule en continu : temps partiel, jours fériés, vacances et maladie compris, jusqu’au justificatif PDF.

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Suivi du temps Septembre 2026
Temps effectif
142,5 h
Temps théorique
147,0 h
Écart
−4,5 h
Solde
+12,3 h
Vacances
16,8 h
Maladie
0,0 h
Solde de vacances
84,0 h
Valeurs d’exemple

Ce que vous y gagnez

  • Temps théorique calculé automatiquement selon le taux, les jours de travail et les jours fériés
  • Vacances et maladie enregistrées en une seule étape
  • Solde d’heures et de vacances toujours à jour, pas seulement en fin de mois
  • Justificatif du temps par collaborateur en PDF, disponible à tout moment
Déroulement

Configurer une fois, Orphy calcule

Pas de recalcul en fin de mois : le solde découle tout seul du modèle de temps de travail et des heures saisies.

L’entreprise définit le modèle de temps de travail, chaque personne son taux.

  • Durée hebdomadaire et jours de travail pour toute l’entreprise
  • Par collaborateur : taux d’occupation, jours de vacances par an et, si besoin, jours de travail propres
  • Tous les réglages avec date de validité — un nouveau taux s’applique dès la date fixée, le passé reste inchangé
  • Jours fériés de l’entreprise avec date et part de congé — demi-journées comprises
  • Masquer si souhaité les saisies antérieures à la date d’entrée

Vacances et maladie s’enregistrent via le planificateur d’absences.

  • Période : du – au, vacances ou maladie, avec une note
  • Chaque jour de travail reçoit automatiquement son temps théorique — week-ends et jours libres exclus
  • Planificateur journalier pour un jour isolé, avec le temps théorique et l’indication jour ouvré ou non
  • Plusieurs collaborateurs en une étape — seuls les administrateurs saisissent pour d’autres
  • Depuis la saisie rapide de l’en-tête, sur n’importe quelle page

Théorique et effectif sont connus à tout moment — pour chaque période et chaque personne.

  • Temps effectif, temps théorique et écart pour n’importe quelle période
  • Le solde se cumule d’un mois à l’autre, les heures supplémentaires sont visibles aussitôt
  • Crédit de vacances attribué chaque année, au prorata en cas d’entrée en cours d’année
  • Solde de vacances : crédité moins pris, en heures
  • En cas de chevauchement, le temps ne compte qu’une fois — maladie avant vacances avant travail

Ce qui est calculé se justifie — pour la personne comme pour l’entreprise.

  • Justificatif PDF par collaborateur et période — jour par jour avec effectif, théorique et écart
  • Le modèle du justificatif est adaptable, champs personnalisés compris
  • Vue des collaborateurs : vacances, maladie, solde d’heures et de vacances de chacun dans un tableau
  • Chaque personne voit son propre rapport et son justificatif
  • Statistique mensuelle de toute l’entreprise : heures facturables et non facturables, vacances, maladie
Calcul

Comment Orphy calcule

Transparent plutôt que boîte noire : le temps théorique découle de trois données, le crédit de vacances d’une quatrième.

Exemple : entreprise à 42 heures sur cinq jours, collaboratrice à 80 % sur quatre jours, 25 jours de vacances à 100 %.

  1. Temps théorique par jour
    42 h × 80 % ÷ 4 jours 8,4 h

    Durée hebdomadaire fois taux d’occupation, répartie sur ses propres jours de travail. Les autres jours, le temps théorique est nul.

  2. Demi-jour férié
    8,4 h × (100 % − 50 %) 4,2 h

    Un jour férié avec une part de congé de 50 % réduit de moitié le temps théorique de ce jour — un jour férié complet le ramène à zéro.

  3. Crédit de vacances annuel
    42 h × 80 % ÷ 5 jours × 25 168 h

    Calculé avec les jours de travail de l’entreprise. Cela correspond à 20 de ses propres jours de 8,4 heures — le temps partiel est ainsi équitablement reflété.

En cas d’entrée en cours d’année, le crédit est attribué au prorata — arrondi aux mois entiers si souhaité. Qui commence le 1er juillet reçoit 84 heures dans l’exemple.

Fonctions

Et encore

Le suivi du temps est un module d’Orphy et en utilise toute la base.

Vue d’ensemble

  • Période au choix, une personne ou toutes
  • Carte des prochains jours fériés
  • On voit pour qui aucun temps de travail n’est encore défini
  • Solde jusqu’à hier, vacances prises et temps de travail du mois en une carte

Traçabilité

  • Le solde est calculé, pas tenu à la main — on corrige l’entrée elle-même
  • Un changement de taux s’applique dès la date fixée et ne modifie pas les mois passés
  • Chaque modification reste journalisée, ce qui est supprimé va dans la corbeille
  • Droit d’accès dédié pour les réglages et la vue de tous les collaborateurs

Bâti sur la saisie du temps

  • Ce sont les entrées de la saisie du temps d’Orphy qui comptent — aucune double saisie
  • Seules les entrées terminées sont prises en compte, les entrées ouvertes ou en cours restent à l’écart
  • Les mêmes heures qui forment le solde sont aussi facturées
  • L’activité détermine si une heure est facturable — la statistique sépare les deux

Trois rôles, les mêmes chiffres

Chaque rôle voit ce dont il a besoin — et personne ne recalcule dans son propre tableur.

Collaborateurs

Voient à tout moment leur solde, leur crédit de vacances et leur justificatif, et enregistrent eux-mêmes leurs vacances.

Administration

Définit le modèle de temps de travail, les taux et les jours fériés, et saisit les absences aussi pour d’autres.

Direction

A tous les soldes dans une vue et suit mois après mois heures facturables, vacances et maladie.

Pas d’outil supplémentaire

Le suivi du temps est un module dans Orphy, pas un programme à côté. On saisit dans la saisie du temps, on évalue dans le suivi du temps — les mêmes entrées, sans export.

En savoir plus sur OrphyCRM

Vos données restent en Suisse

  • Vos données sont stockées dans un centre de calcul en Suisse
  • La transmission des données est cryptée
  • Les données sont hautement disponibles et protégées
  • Les modifications restent journalisées et traçables

30 minutes, votre modèle de temps de travail

Le mieux est de le montrer sur votre propre modèle — avec vos taux, jours de travail et jours fériés, jusqu’au justificatif terminé. Réservez directement un rendez-vous ou écrivez-nous.

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