Zeitüberwachung in Orphy

Soll, Ist und Saldo — für jede Person, jederzeit

Stunden erfassen ist das eine. Ob sie zum Pensum passen, wie viele Ferien noch offen sind und wo der Saldo steht, ist das andere — und wird oft erst am Monatsende in einer Tabelle nachgerechnet. Die Zeitüberwachung rechnet laufend: mit Teilzeit, Feiertagen, Ferien und Krankheit, bis zum Zeitnachweis als PDF.

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Zeitüberwachung September 2026
IST Zeit
142.5 h
SOLL Zeit
147.0 h
Zeitabweichung
−4.5 h
Saldo
+12.3 h
Ferien
16.8 h
Krankheit
0.0 h
Feriensaldo
84.0 h
Beispielwerte

Was Sie damit gewinnen

  • Sollzeit aus Pensum, Arbeitstagen und Feiertagen automatisch berechnet
  • Ferien und Krankheit in einem Schritt gebucht
  • Stunden- und Feriensaldo jederzeit aktuell, nicht erst am Monatsende
  • Zeitnachweis je Mitarbeiter als PDF, jederzeit abrufbar
Ablauf

Einmal einrichten, dann rechnet Orphy mit

Kein Nachrechnen am Monatsende: Aus dem hinterlegten Arbeitszeitmodell und den gebuchten Stunden ergibt sich der Saldo von selbst.

Die Firma legt das Arbeitszeitmodell fest, jede Person ihr Pensum.

  • Wochenarbeitszeit und Arbeitstage für die ganze Firma festlegen
  • Je Mitarbeiter Beschäftigungsgrad, Ferientage pro Jahr und auf Wunsch eigene Arbeitstage
  • Alle Einstellungen mit Gültig-ab-Datum — ein neues Pensum gilt ab dem Stichtag, die Vergangenheit bleibt unverändert
  • Feiertage der Firma mit Datum und Ferienanteil — auch halbe Tage
  • Einträge vor dem Eintrittsdatum auf Wunsch ausblenden

Ferien und Krankheit werden über den Abwesenheitsplaner gebucht.

  • Zeitraumbuchung: von–bis, Ferien oder Krankheit, mit Notiz
  • Je Arbeitstag wird automatisch die Sollzeit gebucht — Wochenenden und freie Tage bleiben aussen vor
  • Tagesplaner für einzelne Tage, mit Anzeige der Sollzeit und ob es ein Arbeitstag ist
  • Mehrere Mitarbeiter in einem Schritt — für andere buchen dürfen nur Administratoren
  • Aus der Schnellerfassung in der Kopfzeile, von jeder Seite aus

Soll und Ist stehen jederzeit fest — für jeden Zeitraum und jede Person.

  • IST Zeit, SOLL Zeit und Zeitabweichung für jeden beliebigen Zeitraum
  • Der Saldo läuft über alle Monate auf, Überzeit ist sofort sichtbar
  • Ferienguthaben jedes Jahr gutgeschrieben, anteilig bei Eintritt während des Jahres
  • Feriensaldo: gutgeschrieben minus bezogen, in Stunden
  • Überschneiden sich Einträge, zählt die Zeit nur einmal — Krankheit vor Ferien vor Arbeitszeit

Was gerechnet ist, lässt sich belegen — für die Person und für die Firma.

  • Zeitnachweis als PDF je Mitarbeiter und Zeitraum — Tag für Tag mit Ist, Soll und Differenz
  • Die Vorlage des Zeitnachweises ist anpassbar, auch mit eigenen Feldern
  • Mitarbeiterübersicht: alle Personen mit Ferien, Krankheit, Stunden- und Feriensaldo in einer Tabelle
  • Jede Person sieht ihren eigenen Report und Zeitnachweis
  • Monatsstatistik über die ganze Firma: verrechenbare und nicht verrechenbare Stunden, Ferien, Krankheit
Berechnung

So rechnet Orphy

Nachvollziehbar statt Blackbox: Die Sollzeit folgt aus drei Angaben, das Ferienguthaben aus einer vierten.

Beispiel: Firma mit 42 Stunden an fünf Tagen, Mitarbeiterin zu 80 % an vier Tagen, 25 Ferientage bei 100 %.

  1. Sollzeit pro Arbeitstag
    42 h × 80 % ÷ 4 Tage 8.4 h

    Wochenarbeitszeit mal Beschäftigungsgrad, verteilt auf die eigenen Arbeitstage. An den übrigen Tagen ist die Sollzeit null.

  2. Halber Feiertag
    8.4 h × (100 % − 50 %) 4.2 h

    Ein Feiertag mit Ferienanteil 50 % halbiert die Sollzeit dieses Tages — ein ganzer Feiertag setzt sie auf null.

  3. Ferienguthaben pro Jahr
    42 h × 80 % ÷ 5 Tage × 25 168 h

    Gerechnet mit den Arbeitstagen der Firma. Das entspricht 20 der eigenen Arbeitstage à 8.4 Stunden — Teilzeit ist damit fair abgebildet.

Bei Eintritt während des Jahres wird das Guthaben anteilig gutgeschrieben — auf Wunsch auf ganze Monate gerundet. Wer am 1. Juli beginnt, erhält im Beispiel 84 Stunden.

Funktionen

Was sonst noch drinsteckt

Die Zeitüberwachung ist ein Modul von Orphy und nutzt dessen Unterbau mit.

Überblick

  • Zeitraum frei wählbar, eine Person oder alle
  • Karte mit den anstehenden Feiertagen
  • Sichtbar, für wen noch keine Arbeitszeit hinterlegt ist
  • Saldo bis gestern, bezogene Ferien und Arbeitszeit des Monats als Karte

Nachvollziehbarkeit

  • Der Saldo wird gerechnet, nicht von Hand gepflegt — korrigiert wird am Eintrag selbst
  • Änderungen am Pensum gelten ab Stichtag und verändern keine vergangenen Monate
  • Jede Änderung bleibt protokolliert, Gelöschtes landet im Papierkorb
  • Eigene Berechtigung für Einstellungen und die Übersicht aller Mitarbeiter

Auf der Zeiterfassung aufgebaut

  • Gezählt werden die Einträge der Orphy-Zeiterfassung — keine zweite Buchung
  • Nur abgeschlossene Einträge fliessen ein, offene und laufende bleiben aussen vor
  • Dieselben Stunden, aus denen der Saldo entsteht, werden auch verrechnet
  • Verrechenbar oder nicht bestimmt die Aktivität — die Statistik trennt beides

Drei Rollen, dieselben Zahlen

Jede Rolle sieht, was sie braucht — und niemand rechnet in einer eigenen Tabelle nach.

Mitarbeitende

Sehen jederzeit ihren Saldo, ihr Ferienguthaben und ihren Zeitnachweis und buchen die eigenen Ferien selbst.

Administration

Hinterlegt Arbeitszeitmodell, Pensen und Feiertage und bucht Abwesenheiten auch für andere.

Geschäftsleitung

Hat alle Salden in einer Übersicht und sieht Monat für Monat verrechenbare Stunden, Ferien und Krankheit.

Kein zusätzliches Werkzeug

Die Zeitüberwachung ist ein Modul in Orphy, kein Programm daneben. Gebucht wird in der Zeiterfassung, ausgewertet in der Zeitüberwachung — dieselben Einträge, kein Export.

Mehr zu OrphyCRM

Ihre Daten bleiben in der Schweiz

  • Ihre Daten liegen in einem Schweizer Rechenzentrum
  • Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt
  • Die Daten sind hochverfügbar und geschützt
  • Änderungen bleiben nachvollziehbar protokolliert

30 Minuten, Ihr Arbeitszeitmodell

Am besten zeigen wir es an Ihrem eigenen Modell — mit Ihren Pensen, Arbeitstagen und Feiertagen, bis zum fertigen Zeitnachweis. Buchen Sie direkt einen Termin oder schreiben Sie uns.

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